Declaration de confidentialité relative aux offres d'emploi

Issued: 17 May 2018

1. Aperçu

Nous respectons les droits à la protection de la vie privée des individus et nous engageons à traiter les informations à caractère personnel de manière responsable et conformément aux lois en vigueur. Il est important que vous lisiez attentivement la présente déclaration de confidentialité (« Déclaration de confidentialité ») dans son intégralité, car elle décrit la manière dont Cushman & Wakefield  (« C&W » ou « nous ») traite vos informations à caractère personnel lorsque vous postulez à un emploi ou à un changement de poste chez nous, et stipule les droits dont vous disposez en lien avec lesdites informations. Dans la présente Déclaration de confidentialité, le terme « postulants » est utilisé en référence à tout individu qui postule à un emploi chez nous ou qui cherche à travailler avec nous ou pour notre compte (qu’il s’agisse d’emplois temporaires ou permanents). 

Si vous avez des questions ou commentaires au sujet de la présente Déclaration de confidentialité, veuillez nous contacter à l’aide des coordonnées fournies à la Section 9 ci-dessous.

2. Types d’informations à caractère personnel que nous collectons lorsque vous postulez 

Informations que nous collectons de manière automatique

Vous avez la possibilité de consulter la section recrutement de notre site Web et de rechercher des emplois sans fournir d’informations à caractère personnel. Nous collectons néanmoins certaines informations de manière automatique sur votre appareil lorsque vous consultez notre Site Web. Pour en savoir plus, veuillez consulter la déclaration de confidentialité qui s’applique à l’utilisation de notre Site Web. 

Veuillez noter que votre utilisation de notre Site Web est régie par nos Conditions générales d’utilisation.

Informations à caractère personnel collectées à votre sujet 

Lorsque la législation applicable nous le permet, et conformément à celle-ci, nous collectons et utilisons des informations à caractère personnel lorsque vous postulez à un emploi chez C&W et au cours du processus de recrutement de C&W. Lesdites informations incluent notamment :

  • les données d’identification et coordonnées – en particulier, vos nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone et autres coordonnées, sexe, date de naissance, nationalité(s), identifiants nationaux (par exemple, numéro de carte d’identité/passeport, numéro de sécurité sociale).
  • l’expérience professionnelle – notamment, vos employeurs et postes/emplois précédents.
  • des informations générales – notamment, vos diplômes et compétences professionnelles, vos qualifications, votre parcours scolaire, les informations contenues dans votre CV (lesquelles peuvent inclure des renseignements sur toute affiliation ou tous centres d’intérêt et constituent des informations à caractère personnel sensibles), relevés de notes et références professionnelles.
  • des renseignements concernant vos références (y compris leurs nom, coordonnées, employeur et poste).
  • les renseignements sur votre statut d’immigration/visa.
  • vos candidatures/postes précédents (informations en lien avec vos candidatures précédentes auprès du groupe C&W et tout emploi précédent au sein du groupe C&W).
  • les informations relatives aux candidatures (notamment, les postes auxquels vous postulez, votre candidature, la documentation et les communications connexes, vos lettres de motivation, les informations tirées des entretiens physiques et téléphoniques, les demandes de rémunérations/avantages, les informations relatives au transfert).
  • les images de vidéosurveillance/informations issues du contrôle d’accès aux bâtiments – Dans le cadre de toute visite d’un site C&W (par exemple, pour un entretien), veuillez noter que nous sommes susceptibles d’utiliser la vidéosurveillance et des systèmes de contrôle d’accès aux bâtiments (ce qui implique le traitement d’images de vidéosurveillance et d’autres informations à caractère personnel telles que le nom du visiteur et la date et l’heure de l’accès au bâtiment) à des fins de sécurité et d’application des lois, afin d’établir, d’exercer ou de défendre nos droits légaux et pour protéger les intérêts vitaux de toute personne. 
  • d’autres informations que vous fournissez délibérément au cours du processus, notamment dans les centres d’évaluation ou dans le cadre d’exercices et d’entretiens. 

Si la loi applicable nous y oblige, nous solliciterons votre consentement explicite au traitement des informations à caractère personnel susmentionnées.

D’une manière générale, au cours du processus de recrutement, nous ne collectons pas ni ne traitons les informations suivantes : informations qui indiquent vos origines raciales ou ethniques, vos convictions religieuses, politiques ou philosophiques, votre appartenance à un syndicat ; vos données génétiques ; vos données biométriques à des fins d’identification unique, ou des informations concernant votre santé, vie sexuelle, sauf si la loi applicable nous y autorise ou lorsque cela est nécessaire pour respecter la législation applicable (« Informations à caractère personnel sensibles »). 

Dans certains cas, dans la mesure permise par la loi applicable et dans le respect de celle-ci, nous pouvons avoir besoin de collecter, ou de demander, sur la base d’une communication délibérée, certaines Informations à caractère personnel sensibles à des fins légitimes liées au recrutement : par exemple, des informations relatives à vos origines ethniques/raciales, votre sexe et vos handicaps dans le cadre du contrôle de l’égalité des chances, et dans le but de respecter les lois de lutte contre la discrimination et autres et dans le cadre de nos obligations déclaratives vis-à-vis de l’État (tout rapport que nous produisons dans ce cadre ne permettra pas de vous identifier directement, sauf obligation légale) ; ou des informations sur votre état de santé physique et mentale afin d’envisager des aménagements du processus de recrutement ou, si un emploi vous est accordé, afin de mettre en place tous les aménagements nécessaires pour le poste en question. Vous pouvez fournir, de manière délibérée, d’autres Informations à caractère personnel sensibles au cours du processus de recrutement. 

Données à caractère personnel collectées auprès d’autres sources et exploitation d’une réserve de talents

Nous sommes susceptibles de collecter des informations à caractère personnel autrement que directement auprès de vous, par exemple :

  • des informations fournies par les agences de recrutement ou de recherche de cadres.
  • des recommandations fournies par des références.
  • d’autres informations générales fournies ou confirmées par des établissements académiques et organismes de formation ou de certification.
  • les données liées à votre casier judiciaire obtenues suite à une vérification du casier judiciaire (dans certains pays, lorsque lesdites vérifications sont permises par la loi applicable et sont réalisées). 
  • des informations fournies par les organismes de vérification des antécédents et autres détenteurs de bases de données externes (par exemple, les agences d’évaluation du crédit et registres de sanctions professionnelles et autres). 
  • des informations collectées auprès de sources publiques disponibles, notamment toute plateforme de réseau social professionnel que vous utilisez ou autres informations disponibles en ligne.
  • des informations collectées auprès d’autres sociétés du groupe C&W aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité.

(dans chaque cas, lorsque la loi applicable le permet et conformément à celle-ci, y compris conformément à toute disposition exigeant l’obtention de votre consentement et, dans le cas de la vérification du casier judiciaire, en ayant recours aux agences de vérification des antécédents, et concernant la collecte d’informations auprès de sources accessibles au public, lorsqu’il existe un lien justifié avec le poste, auquel cas, vous recevrez de plus amples informations avant que lesdites vérifications soient réalisées). 

Si nous ne donnons pas suite à votre candidature, nous ajouterons vos informations à caractère personnel à notre réserve de talents afin de créer votre profil au sein de cette base de données. Nous sommes susceptibles de combiner les informations à caractère personnel que vous nous avez communiquées avec des informations obtenues auprès de sources tierces, y compris des sources accessibles au public, à cette fin (par exemple, des plateformes publiques sur lesquelles vous publiez un profil professionnel). 

Nous conserverons lesdites informations de profil pendant une certaine période de temps (conformément à la Section 6 ci-dessous) afin d’identifier les opportunités professionnelles qui pourraient vous correspondre de temps à autre, et afin de vous contacter au sujet desdites opportunités (et afin de veiller à ne pas vous contacter à nouveau au sujet du même poste ou de postes similaires). Vous pouvez à tout moment nous demander d’être retiré de la réserve de talents en nous contactant par e-mail, à l’adresse fournie à la Section 9 ci-dessous. Si la loi l’exige, nous solliciterons votre consentement avant d’inclure vos informations à caractère personnel dans la réserve de talents.

3. Finalités du traitement des informations à caractère personnel

Nous collectons et utilisons lesdites informations à caractère personnel pour gérer nos activités de recrutement, à des fins de planification organisationnelle à l’international, et dans le but de nous conformer à la législation et aux règlements applicables. Par conséquent, nous utilisons les informations à caractère personnel afin d’identifier et de contacter de nouveaux talents, de déterminer leurs qualifications et de prendre une décision d’embauche, et d’une manière générale pour gérer et améliorer nos processus de recrutement. Ainsi, nous évaluons les compétences, qualifications et antécédents des candidats pour un poste en particulier, programmons des entretiens et tests, vérifions les informations, vérifions les références et les antécédents (le cas échéant), gérons d’une manière générale nos processus de recrutement et communiquons avec vous à ce sujet. 

Si vous êtes retenu pour un poste chez C&W, les informations collectées au cours du processus de recrutement seront également utilisées pour faciliter le processus d’accueil des nouveaux membres du personnel (y compris pour créer les accès aux systèmes et préparer l’intégration) ; elles seront intégrées à votre dossier de membre permanent du personnel (en cas de relation d’emploi continue). 

4. Personnes avec lesquelles nous partageons vos informations à caractère personnel et transferts internationaux

Nous veillons à accorder l’accès aux informations à caractère personnel uniquement : (i) aux individus qui ont besoin d’y accéder pour s’acquitter de leurs tâches et obligations ; (ii) aux sociétés de notre groupe pour un traitement conforme à la présente Déclaration de confidentialité ; et (iii) dans les autres cas décrits plus loin dans la présente section. Lorsque nous autorisons un tiers à accéder à des informations à caractère personnel, nous prenons des mesures adéquates veillant à ce que les informations soient utilisées de manière cohérente avec la présente Déclaration de confidentialité, et à ce que la confidentialité et la sécurité desdites informations soient préservées. 

Transferts vers d’autres sociétés du groupe

Nous partagerons vos informations à caractère personnel avec d’autres sociétés membres du groupe C&W pour un traitement conforme aux finalités décrites dans la présente Déclaration de confidentialité. 

Transferts vers des prestataires de services tiers

Nous sommes susceptibles de mettre certaines informations à caractère personnel à la disposition de tiers qui nous fournissent des services en lien avec le processus de recrutement, notamment :

  • des agences de recrutement ou de recherche de cadres situées dans le pays et qui sont impliquées dans votre recrutement ; 
  • des prestataires de services de vérification des antécédents et de sélection situés dans le pays, et des organismes de vérification des antécédents judiciaires locaux (le cas échéant) ;
  • des prestataires de services technologiques, par exemple, des fournisseurs de services de stockage de données, d’applications ou d’outils technologiques, des développeurs informatiques et prestataires de services d’assistance informatique, et des prestataires de services d’hébergement en lien avec notre site de recrutement; 

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur les sociétés de notre groupe et les fournisseurs de services technologiques qui sont susceptibles de traiter vos informations à caractère personnel (et les régions dans lesquelles ils se trouvent), n’hésitez pas à nous contacter à l’aide des coordonnées indiquées ci-dessous. Avec le temps, sommes susceptibles de faire appel à de nouveaux prestataires de services, mais nous veillerons toujours à ce que les tiers qui traitent vos informations à caractère personnel le fassent d’une manière qui est cohérente avec la présente Déclaration de confidentialité et conformément au droit applicable à la protection des données. 
Nous sommes également susceptibles de communiquer vos informations à caractère personnel à des tiers pour d’autres motifs légitimes, notamment :

  • lorsque vous avez fourni votre consentement ;
  • afin de respecter nos obligations légales, y compris lorsque cela est nécessaire pour respecter une loi, un règlement ou un contrat, ou pour répondre à une ordonnance d’un tribunal, une procédure administrative ou judiciaire, y compris, notamment, une assignation à comparaître, un audit du gouvernement ou un mandat de perquisition ; 
  • pour répondre à des demandes légales d’autorités publiques (y compris à des fins fiscales, d’immigration, de santé et de sécurité, de registres de sociétés, de sécurité nationale ou d’application de la loi) ; 
  • pour collaborer avec les organismes de réglementation concernés, lorsque C&W propose de vous dispenser des formations réglementées dans le cadre d’un poste éventuel ; 
  • lorsque cela est nécessaire pour formuler, faire valoir ou défendre des droits dans le cadre de procédures judiciaires potentielles, susceptibles de se produire ou engagées ;
  • lorsque cela est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’autres personnes ; et
  • en lien avec la vente, la cession ou autre transfert de tout ou partie de notre activité.

Dans certains cas, le partage des données décrit ci-dessus peut entraîner le transfert à l’international de vos informations à caractère personnel, y compris de l’Espace économique européen vers des pays situés en dehors de cette zone. Il est possible que ces pays bénéficient de lois sur la protection des données différentes de celles en vigueur dans votre pays (et, dans certains cas, il est possible qu’ils proposent un niveau de protection des données inférieur).

En particulier, les serveurs de notre Site Web sont situés aux États-Unis, et les sociétés de notre groupe et nos prestataires de services tiers sont implantés partout dans le monde. Cela signifie que lorsque nous collectons vos informations à caractère personnel, nous sommes susceptibles de les traiter dans tous les pays. Par exemple, nous utilisons une plateforme de recrutement qui implique le traitement de données à caractère personnel liées au recrutement aux États-Unis.

Toutefois, nous prenons des mesures pour préserver la sécurité de vos informations à caractère personnel conformément à la présente Déclaration de confidentialité. Ces mesures incluent la mise en œuvre des Clauses contractuelles types de la Commission européenne (en vertu de l’Article 46.2 du Règlement général sur la protection des données) pour le transfert des informations à caractère personnel vers notre siège aux États-Unis. Nos Clauses contractuelles types sont disponibles sur demande. 

Dans le cadre de certains accords avec nos prestataires de services tiers, nous nous fondons sur l’adhésion desdits prestataires tiers au Privacy Shield UE-États-Unis (conformément à l’Article 45 du Règlement général sur la protection des données) et des informations complémentaires à ce sujet sont disponibles sur demande.

5. Base juridique du traitement des informations à caractère personnel

En vertu du droit européen sur la protection des données, notre base juridique pour le traitement de vos informations à caractère personnel dans le cadre du processus de recrutement est la suivante : 

  • respecter les lois et réglementations applicables en matière d’immigration et d’emploi ; 
  • prendre des mesures avant de conclure un contrat de travail avec vous, lorsque nous envisageons de vous embaucher ; 
  • protéger les droits et intérêts du groupe C&W, de ses employés, candidats à l’emploi et autres, tel que cela est autorisé et requis par la loi applicable ;
  • votre consentement volontaire ;
  • nos intérêts légitimes (tels qu’ils sont résumés ci-dessus à la Section 3) (sur lesquels vos intérêts relatifs à la protection des données ou vos droits et libertés fondamentaux ne l’emportent pas, en particulier si l’on tient compte des mesures de sécurité que nous mettons en place, par exemple, celles décrites à la Section 4 ci-dessus).

Vous pouvez choisir de ne pas nous communiquer vos informations à caractère personnel. Toutefois, sauf indication contraire, lorsque nous vous demandons des informations, nous le faisons par nécessité de répondre à une exigence légale ou pour examiner la compatibilité de votre profil avec un emploi proposé. 

Si vous avez des questions sur la base juridique de notre collecte et utilisation de vos informations à caractère personnel ou avez besoin de plus amples informations à ce sujet, veuillez nous contacter à l’aide des coordonnées fournies à la Section 9 ci-dessous.

6. Périodes de conservation des données

Les Informations à caractère personnel seront stockées conformément à la législation applicable et conservées tant que nécessaire pour réaliser les finalités décrites dans la présente Déclaration de confidentialité ou selon toute autre exigence de la législation applicable. 

Si vous n’êtes pas retenu à l’issue de votre candidature et que vous ne vous opposez pas à l’inclusion de vos informations à caractère personnel dans notre réserve de talents, nous conserverons vos informations de profil pendant 12 mois à compter de la date à laquelle vous avez soumis votre candidature (ou à compter de la dernière mise à jour de vos données effectuée par vos soins). Avant de supprimer vos informations de profil, nous sommes susceptibles de vous envoyer un rappel afin de vous laisser le choix de nous autoriser à conserver vos informations à caractère personnel dans notre réserve de talents après cette période. Si vous nous y autorisez, nous conserverons vos informations à caractère personnel pendant une période supplémentaire de 12 mois. Si une loi applicable d’un pays de la région EMEA nous y contraint, nous solliciterons votre consentement explicite pour l’inclusion des informations vous concernant dans notre réserve de talents.

Lorsque nous réalisons des contrôles concernant certains postes (lorsque la loi applicable nous y autorise et conformément à celle-ci), nous détruirons les informations ainsi obtenues dès que possible, et dans tous les cas, dans un délai de 6 mois (et nous conserverons uniquement un registre des résultats). 

D’une manière générale, nous ne conserverons pas les registres de recrutement au-delà du délai légal pendant lequel une demande en justice découlant du processus de recrutement pourrait être présentée, à moins qu’il existe un motif professionnel clair de dépasser ce délai.

8. Vos droits concernant la confidentialité des données

Si le droit européen en matière de protection des données s’applique, vous pouvez exercer les droits qui vous sont conférés dans ce cadre légal comme suit :

  • Si vous souhaitez demander l’accès, la correction, la mise à jour ou la suppression de vos informations à caractère personnel, vous pouvez faire valoir vos droits à tout moment en nous contactant à l’aide des coordonnées fournies à la Section 9 ci-dessous. 
  • Vous pouvez vous opposer au traitement de vos informations à caractère personnel, nous demander de limiter le traitement de vos informations à caractère personnel ou demander la portabilité de vos informations à caractère personnel. Là encore, il vous suffit de nous contacter en utilisant les coordonnées fournies à la Section 9 ci-dessous. 
  • Si nous traitons vos informations à caractère personnel sur la base de votre consentement, alors vous aurez la possibilité de retirer votre consentement à tout moment. Le fait que vous retiriez votre consentement n’affectera pas la licéité de tout traitement que nous avons réalisé avant le retrait de votre consentement ; cela n’affectera pas non plus le traitement de vos informations à caractère personnel réalisé sur la base de motifs légitimes de traitement autres que votre consentement.
  • Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données concernant notre collecte et utilisation de vos informations à caractère personnel. Pour obtenir de plus amples informations, veuillez contacter votre autorité de protection des données locale. 

Nous répondons à toutes les demandes que nous recevons des personnes qui souhaitent exercer leurs droits en matière de protection des données conformément au droit applicable en matière de protection des données.

9. Coordonnées

Veuillez adresser toute question ou requête liée à la présente Déclaration de confidentialité à l’adresse suivante : privacyemea@cushwake.com. Si vous résidez en Allemagne, vous pouvez prendre contact avec le Délégué à la protection des données (DPO) allemand de C&W. Ses coordonnées sont disponibles ici [lien].